File Teknis GPSR & Kepatuhan Produk UE

Sejak Desember 2024, Peraturan Umum Keselamatan Produk (UE) 2023/988 Menggantikan arahan lama dan meningkatkan standar bukti keamanan. Baik Anda berjualan melalui Amazon, Etsy, atau distributor, daftar periksa 2025 dari GPSR Solutions ini menunjukkan apa yang harus disiapkan sebelum pengiriman ke Uni Eropa. Perusahaan yang tidak siap berisiko mengalami penundaan, penarikan, atau penghapusan daftar produk.

1. Konfirmasikan Kategori Produk Anda

Periksa apakah produk Anda hanya tunduk pada GPSR atau juga pada peraturan sektor seperti mainan, kosmetik, barang elektronik, APD, atau mesin. Mainan, misalnya, harus memenuhi GPSR dan peraturan sektor lainnya. Petunjuk Keselamatan Mainan 2009/48/EC. Tentukan kelompok pengguna yang dituju. Produk yang dipasarkan untuk anak-anak menghadapi ambang batas yang lebih ketat dan peringatan yang lebih tegas. Aksesori dan kemasan dapat termasuk dalam GPSR jika menimbulkan risiko bagi konsumen.

2. Melakukan Penilaian Risiko

Dokumentasikan bahaya yang dapat diperkirakan secara wajar: tersedak, tepi tajam, paparan bahan kimia, mudah terbakar, sengatan listrik, tertelan magnet, tercekik, dan penyalahgunaan. Jika tersedia, terapkan standar EN yang harmonis untuk menunjukkan bagaimana risiko dikendalikan. Temuan dan mitigasi Anda merupakan bagian penting dari dokumentasi teknis. Lihat ikhtisar langkah demi langkahnya. Proses analisis risiko GPSR.

3. Siapkan Berkas Teknis

GPSR mensyaratkan dokumentasi teknis (sering disebut sebagai “paspor produk digital”) tersedia selama 10 tahun setelah produk terakhir kali dipasarkan. File tersebut harus diindeks, diberi versi, dan mudah diberikan jika diminta. Isi tipikalnya meliputi:

• Daftar Material dan referensi pemasok beserta riwayat perubahannya
• Laporan pengujian terakreditasi dengan metode, batasan, dan hasil (ISO/IEC 17025)
• Lembar Data Keselamatan (SDS) untuk zat atau campuran terkait yang digunakan dalam pelapis, tinta, perekat, bahan pembersih, baterai, atau perawatan tekstil.
• Penilaian risiko dengan standar dan mitigasi yang diterapkan
• Gambar desain, spesifikasi, foto, dan cakupan varian.
• Panduan pengguna, peringatan multibahasa, dan desain label.
• Deklarasi Kesesuaian UE yang telah ditandatangani, jika berlaku.

Dokumen bermanfaat lainnya: Deklarasi pemasok dan spesifikasi material yang merujuk pada tingkatan yang tepat, Sertifikat Analisis untuk input kritis, rencana pengendalian dan catatan inspeksi, serta komunikasi SVHC Pasal 33 REACH dengan pemberitahuan SCIP jika diperlukan.

Untuk gambaran singkat mengenai elemen-elemen yang dibutuhkan, lihat Persyaratan GPSR.

4. Menunjuk Penanggung Jawab Uni Eropa

Perusahaan non-Uni Eropa harus menunjuk seorang Penanggung Jawab Uni Eropa (RP). RP memegang berkas teknis, bekerja sama dengan pengawasan pasar, dan harus dicantumkan pada kemasan atau dokumentasi. Tanpa RP, barang tidak dapat dijual secara legal di Uni Eropa.

5. Menyusun dan Menandatangani Deklarasi Kesesuaian

Deklarasi Kesesuaian (DoC) Uni Eropa menyatakan bahwa produk tersebut mematuhi GPSR dan hukum Uni Eropa lainnya yang berlaku. DoC mengidentifikasi produk, produsen, RP (jika relevan), standar yang diterapkan, dan penandatangan. Otoritas dan pasar online sering meminta DoC selama pemeriksaan.

6.Beri Label dengan Benar

Label harus mencakup:

• Identifikasi produk, seperti model, batch, atau nomor seri.
• Nama dan alamat produsen atau detail EU RP.
• Batasan usia jika relevan (misalnya, “Jauhkan dari anak-anak di bawah 3 tahun”)
• Peringatan keselamatan dan informasi pengguna dalam bahasa resmi negara-negara Uni Eropa tempat penjualan.

Gunakan templat referensi di persyaratan pelabelan.

7. Pengujian dan Verifikasi Keamanan

Pilih cakupan dan varian yang tepat: Memetakan persyaratan penting ke standar atau metode dan mencakup bahan, ukuran, dan konstruksi terburuk sehingga satu set laporan dapat membenarkan cakupan semua varian.

Gunakan laboratorium yang kompeten dan laporan yang lengkap: Mintalah laporan ISO/IEC 17025 yang mencakup ID laporan, deskripsi sampel, metode, batasan, hasil dengan satuan, tanggal, otorisasi, dan jika relevan, ketidakpastian pengukuran dan aturan keputusan untuk lulus atau gagal. Pastikan perubahan dapat dilacak.

Kaitkan laporan dengan identitas produk: Sertakan foto, pemeriksaan label, dan verifikasi instruksi pengguna. Nomor model dan SKU harus sesuai dengan DoC dan indeks file teknis.

Jaga agar rantai pengawasan (chain chain) tetap bersih: Catat sumber sampel, rencana pengambilan sampel, pengkondisian, dan setiap penyimpangan. Jika laboratorium yang memilih sampel, simpan rencana tersebut beserta tanggalnya dalam file.

8. Memenuhi Persyaratan Marketplace

Platform seperti Amazon, Etsy, eBay, Temu, atau TikTok Shop mungkin meminta dokumentasi sebelum atau setelah persetujuan listing. Permintaan umum meliputi detail Penanggung Jawab Uni Eropa, DoC yang valid jika berlaku, laporan uji representatif, dan peringatan keselamatan di halaman detail produk. Listing tanpa dokumentasi yang memadai berisiko dihapus.

9. Mempertahankan Kepatuhan yang Berkelanjutan

Kepatuhan berlanjut setelah peluncuran. Perbarui berkas teknis ketika material, pemasok, atau desain berubah, lacak batasan REACH dan standar baru, serta pantau laporan insiden. Jika risiko teridentifikasi, produk mungkin perlu diberitahukan atau ditarik melalui Gerbang Keamanan Uni Eropa.

Sumber Daya Tambahan

• Persyaratan GPSR – Dokumentasi dan Pelabelan
• Proses Analisis Risiko GPSR
• Templat Persyaratan Pelabelan
• Gerbang Keamanan UE – Basis Data RAPEX