Le dossier technique du GPSR & Conformité des produits de l'UE
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Depuis décembre 2024, le Règlement général sur la sécurité des produits (UE) 2023/988 La directive a remplacé l'ancienne directive et a renforcé les exigences en matière de sécurité. Que vous vendiez via Amazon, Etsy ou des distributeurs, cette liste de contrôle 2025 de GPSR Solutions indique les éléments à préparer avant toute expédition vers l'UE. Les entreprises qui ne sont pas préparées risquent des retards, des retraits ou la suppression de leurs produits.
1. Confirmez votre catégorie de produit
Vérifiez si votre produit est uniquement soumis aux normes GPSR ou également aux réglementations sectorielles, comme celles des jouets, des cosmétiques, des appareils électriques, des EPI ou des machines. Un jouet, par exemple, doit être conforme aux normes GPSR et Directive 2009/48/CE sur la sécurité des jouetsDéfinir le groupe d'utilisateurs visé. Les produits commercialisés pour les enfants sont soumis à des seuils plus stricts et à des avertissements plus stricts. Les accessoires et les emballages peuvent être soumis au GPSR s'ils présentent des risques pour les consommateurs.
2. Effectuer une évaluation des risques
Documentez les dangers raisonnablement prévisibles : étouffement, arêtes vives, exposition aux produits chimiques, inflammabilité, choc électrique, ingestion d'aimants, strangulation et mauvaise utilisation. Le cas échéant, appliquez les normes EN harmonisées pour démontrer comment les risques sont maîtrisés. Vos constatations et mesures d'atténuation constituent un élément central de la documentation technique. Consultez la présentation étape par étape de la procédure. Processus d'analyse des risques GPSR.
3. Préparer le dossier technique
Le GPSR exige que la documentation technique (souvent appelée « passeport produit numérique ») soit disponible pendant 10 ans après la dernière mise sur le marché du produit. Le fichier doit être indexé, versionné et facile à fournir sur demande. Son contenu typique comprend :
- Nomenclature et références des fournisseurs avec historique des modifications
- Rapports d'essais accrédités avec méthodes, limites et résultats (ISO/IEC 17025)
- Fiches de données de sécurité (FDS) pour les substances ou mélanges pertinents utilisés dans les revêtements, les encres, les adhésifs, les agents de nettoyage, les batteries ou les traitements textiles
- Évaluation des risques avec normes et mesures d'atténuation appliquées
- Dessins de conception, spécifications, photos et couverture des variantes
- Manuels d'utilisation, avertissements multilingues et illustrations d'étiquettes
- Déclaration de conformité UE signée, le cas échéant
Autres documents utiles : déclarations des fournisseurs et spécifications des matériaux faisant référence aux qualités exactes, certificats d'analyse pour les intrants critiques, plans de contrôle et dossiers d'inspection, et communications REACH Article 33 SVHC avec toutes les notifications SCIP si nécessaire.
Pour un aperçu concis des éléments requis, voir Exigences GPSR.
4. Nommer une personne responsable de l'UE
Les entreprises non européennes doivent désigner un Personne responsable de l'UE (RP). Le RP détient le dossier technique, coopère avec la surveillance du marché et doit figurer sur l'emballage ou la documentation. Sans RP, les marchandises ne peuvent être légalement vendues dans l'UE.
5. Rédiger et signer la déclaration de conformité
La déclaration de conformité UE (DoC) atteste que le produit est conforme au GPSR et à toute autre législation européenne applicable. Elle identifie le produit, le fabricant, la PR (le cas échéant), les normes appliquées et le signataire. Les autorités et les marchés exigent fréquemment la DoC lors des contrôles.
6.Étiqueter correctement
Les étiquettes doivent inclure :
- Identification du produit, telle que le modèle, le lot ou le numéro de série
- Nom et adresse du fabricant ou détails du RP UE
- Restrictions d'âge, le cas échéant (par exemple, « Tenir hors de portée des enfants de moins de 3 ans »)
- Avertissements de sécurité et informations à l'intention des utilisateurs dans les langues officielles des pays de vente de l'UE
Utilisez le modèle de référence dans exigences en matière d'étiquetage.
7. Tests et vérifications sécurisés
Choisissez la bonne portée et les bonnes variantes : mappez les exigences essentielles aux normes ou aux méthodes et couvrez les matériaux, les tailles et les constructions les plus défavorables afin qu'un seul ensemble de rapports puisse justifier la couverture de toutes les variantes.
Utilisez des laboratoires compétents et des rapports complets : Demandez des rapports ISO/CEI 17025 comprenant les identifiants, les descriptions des échantillons, les méthodes, les limites, les résultats avec leurs unités, les dates, l'autorisation et, le cas échéant, l'incertitude de mesure et les règles de décision pour la réussite ou l'échec. Assurez la traçabilité des modifications.
Associer les rapports à l’identité du produit : Inclure des photos, des vérifications d'étiquettes et des instructions d'utilisation. Les numéros de modèle et les références doivent correspondre à la déclaration de conformité et à l'index du dossier technique.
Maintenir une chaîne de contrôle propre : Enregistrer la source de l'échantillon, le plan d'échantillonnage, le conditionnement et tout écart. Si le laboratoire sélectionne des échantillons, conserver le plan et les dates dans le dossier.
8. Répondre aux exigences du marché
Les plateformes telles qu'Amazon, Etsy, eBay, Temu ou TikTok Shop peuvent exiger des documents avant ou après l'approbation de l'annonce. Les demandes typiques incluent les coordonnées de la personne responsable de l'UE, une déclaration de conformité valide, le cas échéant, des rapports de tests représentatifs et des avertissements de sécurité sur la page de détail du produit. Les annonces sans documentation adéquate risquent d'être supprimées.
9. Maintenir une conformité continue
La conformité se poursuit après le lancement. Mettez à jour le dossier technique lorsque les matériaux, les fournisseurs ou les conceptions changent, suivez les restrictions REACH et les nouvelles normes, et surveillez les rapports d'incidents. En cas de risques identifiés, les produits peuvent nécessiter une notification ou un retrait via le Portail de sécurité de l'UE.
Questions fréquemment posées
Un dossier technique est-il requis pour chaque produit ?
Oui. Gardez-le prêt à être fourni aux autorités et conservez-le jusqu'à 10 ans après la dernière mise sur le marché du produit.
Les marques non européennes ont-elles besoin d’une personne responsable dans l’UE ?
Oui. Un contact basé dans l'UE doit figurer sur l'emballage ou la documentation. Le RP tient le dossier et communique avec les autorités.
Les FDS sont-elles toujours nécessaires si le produit est un article ?
Souvent oui. Les produits chimiques utilisés dans les revêtements, les encres, les adhésifs, les batteries ou les finitions doivent être accompagnés d'une FDS à jour dans la langue de vente.
Que doit contenir un rapport de test ?
Identification claire de l'échantillon, des méthodes et des limites, des résultats datés avec les unités, de l'autorisation et, le cas échéant, de l'incertitude de mesure et des règles de décision. Les photos et les vérifications des étiquettes permettent de relier les résultats au produit commercialisé.
Que se passe-t-il si la documentation est incomplète ?
Les autorités peuvent bloquer des marchandises, demander des retraits ou imposer des mesures correctives. Les délais de réponse étant courts, le dossier doit être prêt.
Où peut-on demander de l'aide ?
Contactez GPSR Solutions pour obtenir de l'aide concernant la documentation, la représentation auprès de l'UE et la configuration pratique des fichiers : page de contact.