GPSR Technical File

GPSR -technische Datei

Der Allgemeine Produktsicherheitsverordnung (GPSR) ist der zentrale Rahmen der Europäischen Union, um sicherzustellen, dass alle auf dem EU-Markt in Verkehr gebrachten Verbraucherprodukte strenge Sicherheitsanforderungen erfüllen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Verordnung ist die Verpflichtung für Hersteller und Importeure, technische Dokumentation, oft bezeichnet als technische Unterlagen oder Digitaler Produktpass, als Nachweis dafür, dass ein Produkt sicher und konform ist.

Was ist technische Dokumentation?

Unter Verordnung (EU) 2023/988müssen alle Hersteller und Importeure eine produktspezifische technische Dokumentation erstellen. Diese Dokumentation belegt, dass ein Produkt gemäß den EU-Sicherheitsanforderungen entwickelt und hergestellt wurde und rechtmäßig in Verkehr gebracht werden kann.

Es muss genügend Informationen enthalten, um nachzuweisen, dass das Produkt im Sinne der GPSR „sicher“ ist.

Was ist in der technischen Datei enthalten?

1. Produktidentifikation und -beschreibung

  • Eindeutige Identifikation: Typ-, Chargen-, Modell- oder Seriennummer
  • Allgemeine Produktbeschreibung, Funktion, Materialien und Verwendungszweck

2. Risikobewertung und -minimierung

  • Analyse der vorhersehbaren Risiken bei normalem oder vorhersehbarem Missbrauch
  • Beschreibung der ergriffenen Maßnahmen zur Risikominderung
  • Unterstützende Berichte oder Sicherheitsbewertungen

3. Compliance-Nachweis

  • Liste der verwendeten harmonisierten Normen oder Spezifikationen
  • Prüfberichte, Zertifizierungen und ggf. toxikologische Gutachten

4. Benutzerbezogene Informationen

  • Etiketten, Warnungen und Markierungen (e.g. CE-Kennzeichnung)
  • Gebrauchsanweisungen (IFUs), Alterseinstufung und Hinweise zur Entsorgung

Herstellerpflichten gemäß GPSR

Aufbewahrungsfrist: Die technische Dokumentation muss aufbewahrt werden für 10 Jahre nachdem das Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wurde.

Verfügbarkeit: Die Dokumentation muss den EU-Marktüberwachungsbehörden zur Verfügung gestellt auf Anfrage.

Laufende Compliance: Bei in Serie gefertigten Produkten müssen die Hersteller sicherstellen, dass jede Einheit die Sicherheitsanforderungen der GPSR konsequent erfüllt.

Die Rolle der verantwortlichen Person in der EU

GPSR verlangt, dass jedes in der EU verkaufte Produkt über eine ausgewiesene Wirtschaftsteilnehmer mit Sitz in der EU. Das Verantwortliche Person (RP) ist verantwortlich für:

  • Sicherstellen der Vollständigkeit und Aktualität der technischen Dokumentation
  • Beantwortung von Compliance-Anfragen von EU-Behörden
  • Bereitstellung der Dokumentation auf Anfrage

Die verantwortliche Person kann sein:

  • Der in der EU ansässige Hersteller
  • Der Importeur
  • Ein ernannter EU-Bevollmächtigter
  • Ein Fulfillment-Dienstleister (insbesondere im Online-Verkauf, bei dem kein Importeur beteiligt ist)

Der Name und die Kontaktdaten des RP müssen auf dem Produkt, der Verpackung oder den Begleitdokumenten erscheinen.

Die EU-Konformitätserklärung (DoC)

Die Konformitätserklärung ist eine obligatorischer Bestandteil Ihrer GPSR-Konformitätsdatei, insbesondere wenn Ihr Produkt auch unter die harmonisierte EU-Gesetzgebung fällt (e.g., die Spielzeugrichtlinie, EMV oder Niederspannungsrichtlinie).

Die Konformitätserklärung muss Folgendes enthalten:

  • Name und Anschrift des Herstellers oder Importeurs
  • Produktidentifikation und -beschreibung
  • Verweis auf die Verordnung (EU) 2023/988
  • Liste der geltenden Normen oder technischen Spezifikationen
  • Name, Funktion und Unterschrift der verantwortlichen Person
  • Datum der Ausstellung

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem speziellen Leitfaden: Die EU-Konformitätserklärung – Was sie ist, warum sie wichtig ist und wie man sie richtig ausfüllt.

Die Konformitätserklärung muss der technischen Akte beiliegen und der verantwortlichen Person in der EU zugänglich sein, die sie auf Anfrage der Behörden vorlegen muss.

Wer überprüft die Dokumentation?

Technische Dateien sind nicht zur Genehmigung vorgelegt, aber sie müssen der EU zur Verfügung gestellt werden Marktüberwachungsbehörden im Falle:

  • Importprüfungen
  • Branchenweite Audits
  • Beschwerden zur Verbrauchersicherheit
  • Durchsetzung von Online-Marktplätzen (e.g. Amazon, Temu, Shein)

Diese Behörden prüfen Ihre Unterlagen, um die Einhaltung der GPSR und der geltenden europäischen Sicherheitsnormen zu bestätigen.

Warum es wichtig ist

Bei der Erstellung einer soliden technischen Dokumentation geht es nicht nur darum, regulatorische Anforderungen zu erfüllen – es geht darum, die Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und legale Vermarktung Ihres Produkts in der EU nachzuweisen. Dies trägt auch dazu bei, Verzögerungen, Sperrungen oder Zwangsmaßnahmen von Zollbehörden, Aufsichtsbehörden oder E-Commerce-Plattformen zu vermeiden.

Bei GPSR Solutions unterstützen wir Sie beim Aufbau und der Pflege Ihrer technischen Datei im Rahmen unseres All-in-One-Angebots Compliance-Service – damit Sie im entscheidenden Moment immer die Compliance nachweisen können.

Verweise

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