Die technische GPSR-Datei & EU-Produktkonformität
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Seit Dezember 2024 ist die Allgemeine Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988 ersetzte die alte Richtlinie und legte die Messlatte für Sicherheitsnachweise höher. Egal, ob Sie über Amazon, Etsy oder Distributoren verkaufen, diese Checkliste 2025 von GPSR Solutions zeigt, was vor jedem Versand in die EU bereit sein sollte. Unternehmen, die nicht vorbereitet sind, riskieren Verzögerungen, Rücknahmen oder die Entfernung von Angeboten.
1. Bestätigen Sie Ihre Produktkategorie
Prüfen Sie, ob Ihr Produkt nur der GPSR oder auch den Branchenvorschriften für Spielzeug, Kosmetika, Elektrogeräte, PSA oder Maschinen unterliegt. Ein Spielzeug muss beispielsweise sowohl der GPSR als auch den Spielzeugrichtlinie 2009/48/EGDefinieren Sie die Zielgruppe. Für Produkte, die für Kinder vermarktet werden, gelten strengere Grenzwerte und Warnhinweise. Zubehör und Verpackungen können unter die GPSR fallen, wenn sie Risiken für die Verbraucher bergen.
2. Führen Sie eine Risikobewertung durch
Dokumentieren Sie vorhersehbare Gefahren: Ersticken, scharfe Kanten, Chemikalienexposition, Entflammbarkeit, Stromschlag, Magnetverschlucken, Strangulation und Missbrauch. Wenden Sie, sofern verfügbar, harmonisierte EN-Normen an, um zu zeigen, wie Risiken kontrolliert werden. Ihre Erkenntnisse und Maßnahmen zur Risikominderung sind ein zentraler Bestandteil der technischen Dokumentation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Übersicht der GPSR-Risikoanalyseprozess.
3. Bereiten Sie die technische Datei vor
Die GPSR schreibt vor, dass die technische Dokumentation (oft als „digitaler Produktpass“ bezeichnet) zehn Jahre lang nach der letzten Markteinführung des Produkts verfügbar sein muss. Die Datei sollte indexiert, versioniert und auf Anfrage leicht zugänglich sein. Typische Inhalte sind:
- Stücklisten und Lieferantenreferenzen mit Änderungshistorie
- Akkreditierte Prüfberichte mit Methoden, Grenzwerten und Ergebnissen (ISO/IEC 17025)
- Sicherheitsdatenblätter (SDB) für relevante Stoffe oder Gemische, die in Beschichtungen, Tinten, Klebstoffen, Reinigungsmitteln, Batterien oder Textilbehandlungsmitteln verwendet werden
- Risikobewertung mit angewandten Standards und Minderungsmaßnahmen
- Konstruktionszeichnungen, Spezifikationen, Fotos und Variantenabdeckung
- Benutzerhandbücher, mehrsprachige Warnhinweise und Etikettengrafiken
- Unterschriebene EU-Konformitätserklärung, sofern zutreffend
Weitere nützliche Dokumente: Lieferantenerklärungen und Materialangaben mit genauen Angaben zu den Güteklassen, Analysezertifikate für kritische Inputs, Kontrollpläne und Inspektionsaufzeichnungen sowie Mitteilungen zu besonders besorgniserregenden Stoffen gemäß REACH-Artikel 33 mit allen erforderlichen SCIP-Benachrichtigungen.
Eine kurze Übersicht der erforderlichen Elemente finden Sie unter GPSR-Anforderungen.
4. Benennen Sie eine verantwortliche Person in der EU
Unternehmen außerhalb der EU müssen einen Verantwortliche Person in der EU (RP). Der RP verfügt über die technischen Unterlagen, arbeitet mit der Marktüberwachung zusammen und muss auf Verpackungen oder Unterlagen genannt werden. Ohne einen RP dürfen Waren in der EU nicht legal verkauft werden.
5. Konformitätserklärung erstellen und unterzeichnen
Die EU-Konformitätserklärung (DoC) bestätigt, dass das Produkt der GPSR und allen anderen geltenden EU-Gesetzen entspricht. Sie identifiziert das Produkt, den Hersteller, ggf. den RP, die angewandten Normen und den Unterzeichner. Behörden und Marktplätze fordern die DoC häufig bei Kontrollen an.
6.Richtig beschriften
Die Etiketten sollten Folgendes enthalten:
- Produktidentifikation, wie Modell-, Chargen- oder Seriennummer
- Name und Adresse des Herstellers oder EU-RP-Details
- Altersbeschränkungen, sofern relevant (z. B. „Für Kinder unter 3 Jahren unzugänglich aufbewahren“)
- Sicherheitswarnungen und Benutzerinformationen in den Amtssprachen der EU-Verkaufsländer
Verwenden Sie die Referenzvorlage in Kennzeichnungsanforderungen.
7. Sicheres Testen und Verifizieren
Wählen Sie den passenden Umfang und die passenden Varianten: Ordnen Sie wesentliche Anforderungen Standards oder Methoden zu und decken Sie Worst-Case-Materialien, -Größen und -Konstruktionen ab, sodass ein einzelner Berichtssatz die Abdeckung aller Varianten rechtfertigen kann.
Nutzen Sie kompetente Labore und vollständige Berichte: Fordern Sie ISO/IEC 17025-Berichte an, die Berichts-IDs, Probenbeschreibungen, Methoden, Grenzwerte, Ergebnisse mit Einheiten, Daten, Autorisierung und gegebenenfalls Messunsicherheit sowie Entscheidungsregeln für Bestehen oder Nichtbestehen enthalten. Sorgen Sie dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Verknüpfen Sie Berichte mit der Produktidentität: Fügen Sie Fotos, Etikettenprüfungen und Überprüfungen der Benutzeranweisungen hinzu. Modellnummern und SKUs sollten mit der Konformitätserklärung und dem technischen Dateiindex übereinstimmen.
Sorgen Sie für eine saubere Aufbewahrungskette: Probenquelle, Probenahmeplan, Konditionierung und etwaige Abweichungen dokumentieren. Wenn das Labor Proben auswählt, bewahren Sie den Plan mit Datum in der Akte auf.
8. Erfüllen Sie die Anforderungen des Marktplatzes
Plattformen wie Amazon, Etsy, eBay, Temu oder TikTok Shop können vor oder nach der Freigabe von Angeboten Unterlagen anfordern. Typische Anforderungen umfassen Angaben zur verantwortlichen Person in der EU, gegebenenfalls eine gültige Konformitätserklärung, repräsentative Testberichte und Sicherheitswarnungen auf der Produktdetailseite. Angebote ohne ausreichende Dokumentation können zur Entfernung führen.
9. Aufrechterhaltung der fortlaufenden Compliance
Die Einhaltung der Vorschriften bleibt auch nach der Markteinführung gewährleistet. Aktualisieren Sie die technischen Unterlagen, wenn sich Materialien, Lieferanten oder Designs ändern, verfolgen Sie REACH-Beschränkungen und neue Standards und überwachen Sie Vorfallberichte. Bei identifizierten Risiken müssen Produkte möglicherweise über das EU-Sicherheitstor.
Häufig gestellte Fragen
Ist für jedes Produkt eine technische Dokumentation erforderlich?
Ja. Halten Sie es für die Behörden bereit und bewahren Sie es bis zu 10 Jahre nach der letzten Markteinführung des Produkts auf.
Benötigen Marken außerhalb der EU eine verantwortliche Person in der EU?
Ja. Auf der Verpackung oder in den Unterlagen muss ein Ansprechpartner in der EU angegeben sein. Die RP führt die Akte und kommuniziert mit den Behörden.
Sind Sicherheitsdatenblätter noch erforderlich, wenn es sich bei dem Produkt um einen Artikel handelt?
Oft ja. Chemikalien, die in Beschichtungen, Tinten, Klebstoffen, Batterien oder Oberflächen verwendet werden, sollten mit aktuellen Sicherheitsdatenblättern in der Verkaufssprache versehen sein.
Was sollte ein Prüfbericht enthalten?
Klare Identifizierung der Probe, Methoden und Grenzwerte, datierte Ergebnisse mit Einheiten, Autorisierung und gegebenenfalls Angaben zur Messunsicherheit und Entscheidungsregeln. Fotos und Etikettenprüfungen helfen dabei, die Ergebnisse dem vermarkteten Produkt zuzuordnen.
Was passiert, wenn die Dokumentation unvollständig ist?
Behörden können Waren blockieren, Rücknahmen verlangen oder Korrekturmaßnahmen anordnen. Die Reaktionszeit ist kurz, daher sollte die Datei bereitliegen.
Wo kann Support angefordert werden?
Kontaktieren Sie GPSR Solutions, wenn Sie Hilfe bei der Dokumentation, der EU-Vertretung und der praktischen Dateieinrichtung benötigen: Kontaktseite.